QU’IL SOIT PROMULGUÉ comme règlement administratif de la société comme suit :

1. Définitions

Dans le présent règlement administratif et dans tout autre règlement administratif de l’organisme, sauf indication contraire :

« assemblées des membres » incluent les assemblées annuelles ou les assemblées extraordinaires des membres; les « assemblées extraordinaires des membres » incluent les assemblées d’une ou de plusieurs catégories de membres et les assemblées extraordinaires de tous les membres avec droit de vote à l’assemblée annuelle des membres; 

« conseil » signifie le conseil d’administration de la société et « administratrice, administrateur » signifie un membre du conseil; 

« Loi » signifie la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), y compris les règlements pris en application de la Loi, et toute autre loi ou tout autre règlement qui pourrait être substitué, tel que modifié à l’occasion;

« proposition » signifie une proposition soumise par un membre de l’organisme qui satisfait aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi;

« règlements » signifie les règlements pris en application de la Loi, tel que modifiés, restitués ou en vigueur à l’occasion; 

 « règlements administratifs » signifie les règlements administratifs dans la présente et tout autre règlement de la société, tels que modifiés et en vigueur à l’occasion; 

 « résolution extraordinaire » signifie une résolution adoptée par la majorité d’au moins deux tiers (2/3) des suffrages exprimés sur la résolution; 

 « résolution ordinaire » signifie une résolution adoptée par la majorité d’au moins 50 % des suffrages plus 1 exprimés sur la résolution;

« statuts » signifie les statuts constitutifs originaux ou restitués ou les statuts de modification, de fusion, de maintien, de réorganisation, d’arrangement ou de reconstitution de la société.

• Interprétation

Dans l’interprétation des présents règlements administratifs, le singulier inclut le pluriel et inversement. Les mots au masculin ou au féminin incluent les deux sexes, et le mot « personne » inclut toutes les personnes, personnes morales, associations, fiducies et organismes sans personnalité morale. 

Autre que ce qui est précisé ci-dessus, les mots et expressions définis dans la Loi ont le même sens lorsqu’ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs. 

1. Exécution des documents

Les actes, cessions, contrats, obligations et autres instruments écrits qui doivent être exécutés par l’organisme doivent être signés par deux (2) des membres de la direction ou du conseil. De plus, le conseil pourrait à l’occasion déterminer la façon dont un document ou type de document particulier est exécuté. Les personnes autorisées à exécuter les documents doivent y apposer le sceau (le cas échéant) de l’organisme. Les signataires doivent attester que les copies de tous les instruments, résolutions, règlements administratifs ou tout autre document de l’organisme sont des copies certifiées conformes.

1. Fin de l’exercice
2. Le conseil d’administration déterminera la fin de l’exercice financier de la société. 
3. Arrangements bancaires

Les opérations bancaires de la société seront effectuées à une banque, fiducie ou autre institution ou société qui effectue des opérations bancaires au Canada ou ailleurs selon la détermination, nomination ou autorisation par résolution du conseil d’administration à l’occasion. Les opérations bancaires ou toute partie de celles-ci seront effectuées par un membre de la direction de l’organisme ou par toute autre personne nommée, désignée ou autorisée par résolution du conseil d’administration à l’occasion. 

1. Pouvoir d’emprunter

Les membres du conseil d’administration peuvent, sans l’autorisation des membres : 

• emprunter des sommes sur le crédit de l’organisme;

• émettre, réémettre, vendre, donner en gage ou nantir des créances de l’organisme;

• donner une garantie au nom de l’organisme;

• nantir, hypothéquer, donner en gage ou autrement grever d’une sûreté les biens ou une partie des biens dont l’organisme st propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, pour garantir les créances de l’organisme. 

• États financiers annuels

L’organisme doit envoyer à ses membres une copie des états financiers annuels et des autres documents énumérés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi ou une copie d’une publication de l’organisme avec les renseignements contenus dans ces documents. Au lieu d’envoyer les documents, l’organisme peut envoyer un résumé à chaque membre avec un avis les informant de la façon d’obtenir les documents gratuitement. L’organisme n’est pas tenu d’envoyer les documents ou un résumé des documents aux membres qui ont refusé de les recevoir par écrit. 

1. Conditions d’adhésion

Sous réserve des statuts, il y aura une seule catégorie de membres au sein de l’organisme. L’adhésion à l’organisme sera offerte aux personnes qui désirent faire avancer les objectifs de l’organisme et qui ont présenté une demande et qui ont été acceptées comme membres de l’organisme par une résolution du conseil ou d’une façon autre déterminée par le conseil. Tous les membres auront le droit de recevoir des avis de vote et de voter à toutes les assemblées des membres de l’organisme. 

Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire doit être adoptée par les membres pour modifier cet article des règlements administratifs si ces modifications ont une incidence sur les droits des membres ou les conditions décrites aux paragraphes 197(1)(e), (h), (l) ou (m).

1. Transfert de l’adhésion 

Une adhésion peut seulement être transférée à l’organisme. Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, les membres doivent adopter une résolution extraordinaire s’ils veulent faire des ajouts, des modifications ou des suppressions à cet article des règlements administratifs.

1. Avis d’une assemblée des membres

Chaque membre avec droit de vote recevra par téléphone, voie électronique ou autre un avis de la date et du lieu des assemblées des membres de 21 à 35 jours avant la date de l’assemblée. Si un membre souhaite recevoir l’avis par un moyen autre que par voie électronique, il ou elle recevra l’avis par courrier, messagerie ou livraison personnelle. 

Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, les membres doivent adopter une résolution extraordinaire s’ils veulent modifier les règlements administratifs de l’organisme pour changer la façon de fournir un avis d’assemblée des membres aux membres avec droit de vote. 

1. Membres qui demandent une assemblée des membres

Le conseil d’administration convoquera une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la Loi à la demande écrite d’au moins 5 % des membres avec droit de vote. Si le conseil d’administration ne convoque pas une assemblée dans les vingt et un (21) jours de la réception de la demande, n’importe quel membre ayant signé la demande peut convoquer l’assemblée. 

1. Vote des membres absents durant les assemblées des membres

Conformément au paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre ayant le droit de voter durant une assemblée des membres peut voter par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication si l’organisme a un système qui : 

• permet que les votes soient recueillis de façon qui permet leur vérification subséquente;

• permet que les votes recueillis soient présentés à l’organisme sans qu’il soit possible d’identifier la façon dont chaque membre a voté. 

Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est requise pour modifier les règlements administratifs de l’organisme afin de changer la façon dont les membres absents votent dans le cadre d’une assemblée des membres.

1. Fin de l’adhésion

L’adhésion à l’organisme prendra fin lorsque :

• le membre meurt ou, dans le cas d’un organisme, lorsque l’organisme est dissous;

• le membre ne conserve pas les qualifications d’adhésion décrites dans le présent article ou ne respecte pas les conditions d’adhésion décrites dans les présents règlements administratifs; 

• le membre démissionne en remettant une démission écrite à la présidente ou au président du conseil d’administration, dans quel cas cette démission sera en vigueur à la date précisée dans la démission;

• le membre est expulsé conformément à l’article sur la discipline des membres ou son adhésion est autrement résiliée conformément aux statuts ou règlements administratifs;

• la période d’adhésion du membre prend fin;

• l’organisme est liquidé ou dissous conformément à la Loi. 

1. Effet de la résiliation de l’adhésion

Sous réserve des statuts, à la résolution de l’adhésion, les droits du membre, y compris les droits à tout bien de l’organisme, cessent d’exister. 

1. Discipline des membres

Le conseil a le droit de suspendre ou d’expulser un membre de l’organisme pour un ou plusieurs des motifs suivants :

• ne pas avoir respecté une des dispositions des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisme;

• avoir exhibé un comportement qui pourrait nuire à l’organisme selon le conseil et à sa seule discrétion;

• toute autre raison jugée raisonnable par le conseil à sa seule et entière discrétion eu égard à l’objectif de l’organisme. 

Dans l’éventualité où le conseil détermine que l’adhésion d’un membre doit être résiliée ou suspendue, la présidente ou le président ou tout autre membre de la direction désigné par le conseil fournira un avis au membre vingt (20) jours avant la suspension ou résiliation qui comprendra les motifs de la suspension ou résiliation. Au courant de cette période de 20 jours, le membre peut déposer une soumission écrite auprès de la présidente ou du président ou de tout autre membre de la direction désigné par le conseil en réponse à l’avis. Dans l’éventualité où la présidente ou le président ou tout autre membre de la direction désigné par le conseil ne reçoit pas de soumission écrite, le conseil peut aviser le membre que son adhésion à l’organisme est suspendue ou résiliée. Si une soumission écrite est reçue conformément au présent article, le conseil tiendra compte de cette soumission avant de prendre une décision finale et avisera le membre de cette décision dans les vingt (20) de la réception de la soumission. La décision du conseil est finale et contraignante pour le membre sans autre droit d’appel. 

1. Proposition de nomination des administratrices et administrateurs à l’assemblée annuelle des membres

Sous réserve des règlements pris en application de la Loi, toute proposition peut inclure la nomination d’administratrices et d’administrateurs si la proposition est signée par au moins 5 % des membres ayant droit de vote à l’assemblée à laquelle la proposition est présentée.  

1. Coût de publication des propositions à l’assemblée annuelle des membres

Le membre qui a présenté la proposition est responsable des frais relatifs à l’inclusion de la proposition et de tout énoncé dans l’avis de convocation à l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée, à moins qu’une résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée en décide autrement. 

1. Lieu des assemblées des membres 

Sous réserve de l’article 159 (Lieu des assemblées) de la Loi, les assemblées des membres auront lieu à n’importe quel endroit au Canada choisi par le conseil ou, si tous les membres ayant un droit de vote à telle assemblée en conviennent, à l’extérieur du Canada. 

1. Personnes qui ont le droit d’être présentes aux assemblées des membres

Les seules personnes qui peuvent être présentes à une assemblée des membres sont les membres ayant un droit de vote à l’assemblée en question, les administratrices et administrateurs et la ou le comptable de l’organisme et toute autre personne qui a le droit d’être présente ou qui doit être présente à l’assemblée en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’organisme. Toute autre personne présente doit avoir été invitée par la présidente ou le président de l’assemblée ou par une résolution des membres. 

1. Présidente ou président des assemblées des membres

Dans l’éventualité où la présidente ou le président du conseil et les vice-présidentes et vice-présidents du conseil sont absents, les membres qui sont présents et qui ont un droit de vote à l’assemblée peuvent choisir une personne présente pour présider la réunion. 

1. Quorum aux assemblées des membres

Un quorum sera atteint à toute assemblée des membres (à moins qu’un plus grand nombre de membres doivent être présents en vertu de le la Loi) si la majorité des membres avec droit de vote sont présents à l’assemblée. Si un quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut avoir lieu même si le quorum n’est pas présent pour la durée de l’assemblée. 

1. Votes aux assemblées des membres

Durant toutes les assemblées des membres, chaque point sera déterminé par la majorité des votes, à moins qu’il soit indiqué autrement dans les statuts ou les règlements administratifs ou la Loi. Dans l’éventualité où il y aurait égalité des votes à main levée ou par scrutin ou par voie électronique, la présidente ou le président de l’assemblée aura un second vote ou le vote prépondérant en plus de son vote initial. 

1. Participation aux assemblées des membres par voie électronique 

Si l’organisme décide de fournir un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet à toutes les personnes qui participent à l’assemblée de communiquer adéquatement les unes avec les autres durant l’assemblée des membres, toute personne ayant le droit de participer à une telle assemblée peut participer à l’assemblée par voie téléphonique, électronique ou autre façon prescrite par la Loi. Nonobstant toute autre disposition du présent règlement administratif, toute personne qui participe à une assemblée des membres conformément à la présente section et qui a un droit de vote à l’assemblée peut voter conformément à la Loi par la voie téléphonique, électronique ou autre fournie par l’organisme à cette fin. 

1. Assemblées des membres tenues entièrement par voie électronique

Si les administratrices et administrateurs ou membres de l’organisme convoquent une assemblée des membres conformément à la Loi, ces administratrices, administrateurs ou membres, selon le cas, peuvent déterminer, conformément à la Loi, que l’assemblée se tiendra entièrement par voie téléphonique, électronique ou autre qui permet à toutes les personnes présentes de communiquer adéquatement les unes avec les autres durant l’assemblée. 

1. Nombre d’administratrices et d’administrateurs

Le conseil consistera du nombre d’administratrices et d’administrateurs précisé dans les statuts. Si les statuts précisent un nombre minimum et maximum d’administratrices et d’administrateurs, le conseil sera constitué du nombre fixe d’administratrices et d’administrateurs tel que déterminé à l’occasion par les membres par résolution ordinaire, ou, si la résolution ordinaire permet aux administratrices et administrateurs de déterminer le nombre, par résolution du conseil. Dans le cas d’un organisme ayant recours à la sollicitation, le nombre minimum d’administratrices et d’administrateurs ne sera pas moins de trois (3), dont au moins deux (2) qui ne sont pas des membres de la direction ou des employé.es de l’organisme ou de ses associés. 

1. Convocation d’une assemblée du conseil d’administration  

La présidente ou le président du conseil, une vice-présidente ou un vice-président du conseil ou deux (2) administratrices ou administrateurs peuvent en tout temps convoquer une assemblée pourvu que la première assemblée à la suite de la constitution de l’organisme puisse être convoquée par n’importe quelle administratrice ou fondatrice ou n’importe quel administrateur ou fondateur. Si l’organisme à une seule administratrice ou un seul administrateur, cette personne peut convoquer une assemblée. 

1. Avis d’une assemblée du conseil d’administration 

Un avis de la date et du lieu d’une assemblée du conseil sera remis à chaque administrateur et administratrice de la façon décrite dans la section sur les avis d’assemblée des membres du conseil d’administration du présent règlement administratif au moins dix (10) jours avant l’assemblée. L’avis d’assemblée n’est pas nécessaire si l’ensemble des administratrices et administrateurs sont présents et que personne ne s’oppose à la tenue de l’assemblée, ou si les personnes absentes ont renoncé au droit de recevoir un avis ou ont autrement donné leur autorisation de tenir une telle assemblée. Un avis d’ajournement d’une assemblée n’est pas requis si la date et le lieu de l’ajournement de l’assemblée sont annoncés à l’assemblée initiale. À moins d’indication contraire dans le règlement administratif, aucun avis d’assemblée ne doit préciser la raison d’être de l’assemblée ou les points à traiter, sauf si une question indiquée au paragraphe 138(2) (Délégation des pouvoirs) de la Loi doit être traitée durant l’assemblée. 

1. Votes aux assemblées du conseil d’administration

Durant toutes les assemblées du conseil, chaque point sera décidé par une majorité des votes à cet effet. Dans l’éventualité où il y aurait égalité des votes, la présidente ou le président de l’assemblée aura un second vote ou le vote prépondérant. 

1. Nomination des membres de la direction

Le conseil peut désigner les charges de l’organisme, nommer les membres de la direction annuellement ou plus fréquemment, préciser leurs fonctions et, sous réserve de la Loi, leur déléguer le pouvoir de gérer les affaires de l’organisme. Une administratrice ou un administrateur peut être nommé à n’importe quelle charge de l’organisme. Les membres de l’équipe de direction peuvent être, sans que ce soit nécessaire, administratrices ou administrateurs, à moins d’avis contraire dans les présents règlements administratifs. Une même personne peut occuper deux charges ou plus.  

• Omissions et erreurs

L’omission involontaire de ne pas donner d’avis à un membre, un membre de la direction, une administratrice ou un administrateur, un membre d’un comité du conseil ou une ou un comptable, ou la non-réception d’un tel avis par une de ces personnes lorsque l’organisme a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou toute erreur dans un avis quelconque qui n’a aucun effet sur son contenu n’invalidera pas les mesures prises durant l’assemblée à laquelle se rapporte l’avis ou autrement fondées sur un tel avis. 

1. Règlements administratifs et date d’entrée en vigueur

Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, par résolution, créer, modifier ou annuler un règlement administratif qui régit les activités ou affaires de l’organisme. De tels règlements, modifications ou annulations seront en vigueur à partir de la date de la résolution adoptée par les administratrices et administrateur, et ce, jusqu’à la prochaine assemblée des membres où ce sera confirmé, rejeté ou modifié par résolution ordinaire des membres. Si le règlement administratif, la modification ou l’annulation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur dans sa forme confirmée. Le règlement administratif, la modification ou l’annulation cesse d’être en vigueur s’il n’est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou si les membres le rejettent à l’assemblée. 

Le présent article ne s’applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Mondification de structure) de la Loi, car de telles modifications aux règlements administratifs ou de telles annulations peuvent seulement entrer en vigueur après confirmation des membres.

Politiques

• À l’occasion, le SSENC/RESSC pourrait inviter des personnes, des sociétés, des établissements gouvernementaux ou des organismes non gouvernementaux à servir en tant que membres de plein droit (administratrice ou administrateur) de l’organisme. Ces postes sont renouvelables annuellement; or, l’intention de la présente politique est d’établir des relations à long terme avec des personnes, des sociétés, des établissements gouvernementaux et des organismes non gouvernementaux aux vues similaires. Toutes les lignes directrices suivantes doivent être respectées avant que de nouveaux membres puissent être invités à se joindre au SSENC/RESSC :

• Un lien stratégique (« mission similaire ») existe entre le SSENC/RESSC et le membre potentiel.

• Il est clair que les valeurs, le code d’éthique et la réputation du membre potentiel sont irréprochables. 

• On peut raisonnablement croire qu’il n’y aura pas d’effet négatif sur la réputation du SSENC/RESSC.

• Il ne peut pas être raisonnable de croire que les membres potentiels participent à des activités politiques partisanes, que ce soit au niveau local, provincial ou fédéral. 

• Le SSENC/RESSC pourrait à l’occasion avoir l’opportunité de s’associer avec une société, un établissement gouvernemental ou un organisme non gouvernemental pour réaliser des projets à court et long terme. Toutes les lignes directrices suivantes doivent être respectées avant que de nouvelles ententes de partenariat puissent être établies :

• Un lien stratégique (« mission similaire ») existe entre le SSENC/RESSC et le partenaire potentiel.

• Il est clair que les valeurs, le code d’éthique et la réputation du partenaire potentiel sont irréprochables. 

• Le partenariat proposé s’aligne sur le calendrier des activités du SSENC/RESSC et sur sa capacité de respecter les modalités de la proposition. 

• Il n’y a pas de délai particulier par rapport à l’entente de partenariat. 

• On peut raisonnablement croire que le partenariat n’aura pas d’effet négatif sur la réputation du SSENC/RESSC.

• L’emplacement du partenaire n’exige pas le déboursement de fonds excessifs pour les assemblées électroniques ou en personne, etc.